U zult het vast en zeker herkennen: Soft Controls is al jaren één van de favoriete onderwerpen voor seminars en congressen. Niet alleen voor auditors, maar ook voor tweedelijns functies zoals controllers, compliance officers en risk managers.
Het onderwerp Soft Controls wordt kortom veel besproken. Wat mij betreft blijven dergelijke bijeenkomsten echter veelal steken op een niveau dat deze experts in beheersing helaas niet veel verder gaat helpen.
Soms kan het blijven hangen op een discussie over definities van Soft Control. En dat terwijl de moderne, geaccepteerde definitie van Management Control al een mooie brede invulling pakt, door te spreken van ‘maatregelen die leiden tot gewenst gedrag’. Maar meestal is gewoonweg de tijd te kort om goed in te gaan op dit zeer interessante onderwerp. Het probleem is dan dat de deelnemers de zaal verlaten als alleen de volgende doelen zijn behaald: (1) het is duidelijk wát het ongeveer is en (2) het is duidelijk dat het belangrijk is. Maar dat betekent nog niet dat men er de volgende dag mee aan de slag kan op het werk.
Ik mocht in het najaar een drietal dagen aan de slag met een zeer gemotiveerde groep controllers bij een bekende Hogeschool. Aan het begin van de masterclass Soft Controls ging er gelijk een mooi statement over tafel: “Als het niet in Excel past, dan kunnen we er niets mee”. Na een lachsalvo gingen we vol goede moed aan de slag. En na één dag stelde de groep inderdaad vast: het is duidelijk wat het is, het is overduidelijk belangrijk…en het belang ervan neemt zelfs toe, gelet op alle veranderingen in onze omgeving. We spraken af om deze fase te ‘vergrendelen’ en hierop verder te bouwen.
Eerlijk gezegd had ik vervolgens de neiging om samen met de cursisten de ‘techniek’ van de toepassing van soft controls in te duiken. Maar we bemerkten dat er meer elementaire punten kwamen bovendrijven. Er werden her en der belemmeringen ervaren om daadwerkelijk iets met Soft Controls te gaan doen. Persoonlijke belemmeringen, wel te verstaan; wisselend per cursist. Enkele voorbeelden kan ik met u delen: ‘Wie ben ík nu helemaal om iets over deze onderwerpen ter sprake te gaan brengen?’, ‘Volgens mijn functiebeschrijving word ik niet geacht met een dergelijke brede scope naar dingen te kijken’. ‘Ik voel me nog zeer onzeker op dit onderwerp’, ‘Mijn baas staat hier niet voor open’….
Hoe mooi kun je het treffen als docent, wanneer de groep het aandurft om te reflecteren op dergelijke persoonlijke belemmeringen. Want alleen dán kun je echt verder komen met elkaar. Interessant is het overigens ook, wanneer iemand totaal géén belemmeringen ervaart. Dat kan iets interessants leren over die persoon, maar waarschijnlijk ook over de omgeving waarin hij / zij werkt.
De (belangrijke) veilige setting werd voortgezet door samen een onderwerp te kiezen in het eigen bedrijf en op dat onderwerp de eerste stappen te zetten met Soft Controls. Een niet te groots onderwerp, passend bij o.a. het leerdoel van de cursisten en mogelijke gevoeligheden ten aanzien van Soft Controls in de organisatie. En uiteraard gebruikmakend van allerlei technische modellen of hulpmiddelen. Zelfs Excel, als men dat wilde, maar grappig genoeg voelde niemand uiteindelijk die behoefte.
Het resultaat van deze drie cursusdagen, en niet te vergeten alle tussentijdse inspanningen, was dat iedere cursist concrete stappen heeft ondernomen met het in de praktijk brengen van Soft Controls. Met concrete, toepasbare adviezen voor de eigen organisatie. Eventuele belemmeringen werden ruimschoots overwonnen!
Om al deze leerervaringen ‘plat te slaan’ tot een stappenplan, doet misschien niet volledig recht aan het doorlopen traject, maar ik doe toch een poging:
1. Bespreek in korte tijd met elkaar ‘wat het is’ en ‘het (toenemende) belang ervan’. ‘Vergrendel’ deze vaststellingen met elkaar om op voort te bouwen. Spreek je commitment aan elkaar uit om er ook echt mee aan de slag te gaan.
2. Creëer een veilige omgeving waarin je het met elkaar kunt hebben over de (persoonlijke) belemmeringen die er zijn. Deelnemers helpen vooral elkaar en zichzelf vooruit door e.e.a. concreet bij de kop te pakken.
3. Formuleer vervolgens een concreet leerdoel t.a.v. dit onderwerp, passend bij jouw eigen specifieke situatie.
4. Kies een onderzoeksobject bij dat leerdoel. Iets dat niet het bestaansrecht van de organisatie of andere gevoeligheden ter discussie stelt. Maak gericht gebruik van allerlei reeds bestaande, praktische hulpmiddelen en modellen. Laat een begeleider of collega als schaduw-onderzoeker meekijken.
5.Vier de door jou gezette stappen!
Sander van Oosten is werkzaam bij AuditPeople, een specialistische dienstverlener die internal audit funties voorziet in capaciteit en expertise.